Фирмы, внедряющие систему электронного документооборота, сталкиваются с главной проблемой документооброта: внесения документов в систему. Как же документы попадают в систему?
Самое распространенное средство- это сканер. Распространены настольные планшетные сканеры. Настольные сканеры дают хорошее качество и предназначены для сканирования фотоматериала. Но это не совсем то, что необходимо для электронной системы документооборота. Потому что настольные сканеры достаточно медлительны. Сканирование одной страницы занимает от одной до нескольких минут. Для ввода большого количества документов это очень медленно.
Существуют модели сканеров с автоподачей документов, но практика показывает, что устройства автоподачи достаточно капризные устройства и очень плохо справляются со старыми документами, происходит частое замятие бумаги. Очень хорошо себя зарекомендовали офисные многофункциональные устройства (сокращенно МФУ). Например, МФУ «Коніка Мінолта» модель bizhub 282 (не сочтите за рекламу, просто мы сталкивались именно с этой продукцией, на самом деле существуют аналоги других фирм, вы можете легко найти аналоги в интернете). В этих моделях МФУ клиентов привлекает простое управление, возможность сканировать и распечатывать по паролю, что важно для защиты информации в системе электронного документооборота. А также использование функции автоматической отправки сканированного документа на электронный адрес. Сканированный документ может быть автоматически сохранен во многих популярных форматах, в том числе и в JPG и PDF. Это очень удобно для дальнейшей обработки и фиксирования документов в систему электронного оборота. Единственный недостаток офисных МФУ - это относительно высокая стоимость. Хотя при больших объемах документов стоимость владения таким МФУ снижается до очень приемлемого уровня. Если у читателей возникнет вопрос о стоимости использования МФУ, то будет написана отдельная статья.
Автор этой статьи считает, что будущее за системой фото-сканеров. Но пока такие системы не получили широкого распространения. Хотя в Интернете можно найти некоторые модели, но опять же стоимость их достаточно велика. Посмотрим, что будет в будущем. Но идея получать мгновенный снимок документа очень привлекательна. И при наличии фотоаппарата, например на вашем телефоне, при разрешении более двух мегапикселей, вполне возможно сделать снимок документа и потом обработать любой системой распознавания символов и получить документ для дальнейшей работы. Во многих телефонах, например HTC Toch Pro, имеется встроенная программа распознавания визиток. И это реально работает и достаточно хорошо. Вы будете приятно удивлены, как хорошо он распознает не только символы, но и содержание текста на визитке. Т.е. программа распознает e-mail, номера телефонов, адрес и ФИО владельца визитки. Мне непонятно только почему еще никто не написал программы распознавания документов для смартфонов. Во всяк ом случае, мне не удалось найти такую программу. Благо для компьютеров таких программ множество. Самая распространенная, по моему мнению, это программа FineReader. Но, конечно, она не единственная. Но наличие такой программы в вашей системе электронного документооборота очень и очень желательно. Это значительно улучшит функциональность всей системы в целом. Программа распознавания документов позволит практически любой электронный документ превратить в заготовку (например, в виде файла «doc») для будущих других документов, что значительно сокращает время подготовки новых документов.
Одним из внешних источников документов является электронная почта, но обычно не возникает проблем с внесением этих документов в систему электронного оборота.
Часто в фирмах используют программу приема факс- документов. С переносом таких документов в систему электронного документооборота тоже не возникает проблем. Не редко используют программы, похожие по функционалу на программу VentaFax. Программы позволяют принимать документы и автоматически конвертировать в форматы JPG, PDf и другие.
Был рассмотрен процесс попадания документов в систему документооборота. Еще существует процесс получения документов из системы. Если у пользователя есть права на доступ к документу, то у него появляется возможность непосредственно взять документ для работы, переслать его по почте или распечатать. Обычно эти функции встроены в электронную систему документооборота.