При планировании внедрения в компанию программ электронного документооборота одним из важных моментов является срок таких программ и систем. Для того чтобы проанализировать насколько быстро окупится программа сэд необходимо детально изучить рынок СЭД. Определиться какая именно программа учета документооборота необходима вашему бизнесу. То, что программа документооборота окупится, это неоспоримый факт, который можно вывести из анализа преимуществ таких систем, степени оптимизации бизнес процессов. А для определения сроков окупаемости нужно более детально изучить сам электронный документооборот, программы, решения, обратиться к отзывам компаний, которые уже имеют опыт внедрения и работы с такими системами.
По материалам исследования окупаемости программ автоматизации документооборота, проведенного компанией «Корус Консалтинг» в 2010 году, окупаемость систем автоматизации делопроизводства и документооборота находится в интервале от трех месяцев до четырех лет. Исходя из данных, полученных от этого исследования, следует, что основная доля окупаемости программ документооборота идет от сокращения расходов на материалы (канцелярские товары, расходные материалы для оргтехники и т.д.) и сокращении финансовых затрат, направленных на оплату работы сотрудников. Дополнительные двадцать процентов окупаемости внедрения программы автоматизации документооборота идут от оптимизации рабочего времени сотрудников компании. Действительно, при введении в компании СЭД, производительность труда возрастает почти на четверть. Для более быстрой окупаемости программ электронного документооборота нужно чтобы руководитель имел представление типах программ. Классификация систем электронного документооборота подразумевает разделения по следующим критериям:
- функциональные возможности
- тип реализации
- направленность на определенный отдел компании
Результаты исследования, которые говорят о положительном экономическом эффекте при внедрении систем автоматизации делопроизводства можно вычислить из нескольких показателе, так называемого KPI (ключевые показатели эффективности компании). Главной из которых является улучшение исполнительского порядка, возрастание скорости обработки отчетов о ходе выполнения документов и приказов на отдельно взятом уровне исполнения и по организации в целом. Введение единой системы стандартов исполнения документов. Помимо этого, из результатов исследования видно, что намного сокращается скорость поиска документов, которые задействованы в делопроизводстве, как в текущем времени, так и находящихся в архивах.