Традиционное понятие документа, как информационного объекта, который содержит зафиксированные 
на нем данные, предполагает ряд операций с документом, как с носителем информации, то есть размещение, учет, передача, хранение. Но с появлением электронного документа на первое место выходит не объектно-материальный, а его информационный характер. Акцент переходит с носителя этой информации на саму информацию и при этом вся система документооборота оцениваются в первую очередь с точки зрения информационной безопасности и информационной целостности электронных архивов.
Классификация электронных документов.
Согласно элементам, из которых состоит электронный документ, документы классифицируют по следующим характеристикам. По контексту и содержанию электронный документ можно классифицировать традиционным методом в соответствии с классификационными схемами, которые приняты в дисциплинах связанных с документальным анализом. С разнообразием всевозможных технологий и материалов записи считывания данных классификация электронных документов связанна по носителям.
Одним из самых сложных можно назвать способ классификации по метаданным т. е . характеристикам технологических процессов необходимых для визуализации. Все сложности СЭД связаны с множеством разнообразных структур, типов и форматов данных, а если взглянуть на них с иной стороны в частности с их взаимосвязью в пределах одного документа.
Излюбленным способом качественной классификации моделей чаще всего используется процесс выстраивания найденных по запросу пользователя электронных документов в порядке наибольшего соответствия от комбинации метаданных.
- Под понятием одноранговых документов мы подразумеваем документы, которые состоят из идентичного друг другу типа электронных данных, объединенных в одну структуру, записанного в один единственный файл заранее определенного формата. Например: wav, gif.
- Двух ранговые – это документы, состоящие из нескольких типов данных объединенных в одну структуру и записанные в отдельный файл заранее определенного формата.
- Трех ранговыми называют документы, которые состоят не только из нескольких типов данных и объединены несколькими структурами, но и записаны в 1 файл.
- Четырех ранговые же состоят из нескольких типов, которые объединены в несколько структур, а так же записаны в некоторое количество структур заранее известного общего формата. Например: БД Phara DOX.
- Пяти ранговые документы, это именно те документы, которые имеют несколько типов, объединенных в определенное количество структур, записанных файлы в различных форматах. Ярким примером пяти рангового документа является - гипертекст.