В динамично развивающейся компании поток документов огромен, и задержка в оформлении документов, согласовании договоров зачастую напрямую связана с репутацией компании. Применение электронного документооборота обеспечивает регламентированное и контролируемое движение документов в едином информационном пространстве компании. Без автоматизации документооборота компании поток документов снижает все усилия разносторонних служб по принятию своевременных решений и снижает скорость обработки.
Согласно исследованиям, внедрение систем электронного документооборота становится необходимым, при общем объеме документов, обрабатываемых компанией за год, более 4000-5000. Главной целью внедрения СЭД является повышение производительности и эффективности документооборота в компании, а следовательно и эффективности компании в целом. Перед выбором системы электронного документооборота необходимо четко сформулировать перечень задач, которыми она должна обладать. Необходимо разработать подробнейший план ее внедрения. Функции электронного документооборота должны быть выбраны с запасом, чтобы преимущества электронного документооборота могли проявится во всей своей красе.
Большинство систем документооборота включает в себя такие функции как обработка и хранение документов, управление потоками документации, контроль исполнения, регламентация прав пользователей, поиск документов, а также интеграция с системами электронной почты. Для полной автоматизации рекомендуется максимально использовать функции систем электронного документооборота.
Технология применения электронного документооборота тесно связана с шифрованием данных, что обеспечивает сохранность документации и исключает способы утечки важной информации. Система электронного документооборота автоматически отслеживает все изменения в документации, движение документов, сроки исполнения. Комплексная система должна охватить все нюансы делопроизводства компании – от создания документа до списания его в архив (а виды электронных архивов документов бывают совершенно разными). В компаниях с территориально удаленными офисами, СЭД должна объединять информационное пространство в единую систему. Она должна обеспечивать гибкое управление потоком документов, с помощью жестко настроенных маршрутов движения. В системе должно быть настроено четкое разграничение прав доступа сотрудников к различным документам. Помимо этого система электронного документооборота должна быть настроена на текущую систему делопроизводства и организационно-штатную структуру, а также легко интегрироваться с уже существующими корпоративными системами.