Западные страны уже давно шагнули далеко в будущее в области применения компьютерных систем, с целью эффективной организации работы. Четко отлаженные действия программного обеспечения уже во многих областях способны заменить присутствие человека, однако наиболее часто компьютеры являются главными помощниками людей. Так, например, бумажной волоките с документами, сотрудники западных компаний предпочли воспользоваться тем, что постоянно присутствует непосредственно на рабочем месте – компьютером. Оценив преимущества электронного документооборота, многие компании перешли на этот бесспорно выгодный и более облегченный вариант работы с документацией. Но если для запада сегодня подобные системы стали своеобразными стандартами, то какие, же существуют перспективы электронного документооборота в России на сегодняшний день?
Безусловно, эффективность электронного документооборота уже доказана на практике. Однако почему в нашей стране продолжают пользоваться примитивными методами передачи и хранения важных документов? Ведь в случае утери некоторых фрагментов материала, возможность его восстановления практически сводится к нулю, что в свою очередь чревато определенными последствиями. Не все так печально, как может показаться на первый взгляд. Многие российские компании, чьи филиалы базируются практически по всей стране, уже давно используют электронный документооборот преимущества, и недостатки которого были проанализированы экспертами и аналитиками подобных организаций. В числе таковых сегодня помимо государственных органов власти, находятся крупные коммерческие структуры и промышленные предприятия.
Однако для того, чтобы полностью объединить систему подобной обработки информации воедино, требуются немалые финансовые вложения со стороны как российских, так и зарубежных инвесторов, которые уже сегодня активно вливают свой капитал в развитие все еще неосвоенной нами области высоких технологий.
Каковы преимущества электронного документооборота на практике? В первую очередь – это простота в обращении непосредственно с самой документацией. Достаточно лишь найти нужное имя папки, как сразу на экран монитора будет выведен необходимый документ. На подобное действие, не будь электронного документооборота вовсе, сегодня ушел бы ни один час, а сам факт того, что востребованный документ вообще сохранился, являлся бы домыслами человека, которому он был необходим. Помимо этого эффективность электронного документооборота заключается в быстроте передачи необходимой информации адресату, согласитесь, что копии документов, посланных из Владивостока в Москву, не будут доставлены за считанные секунды.
Однако электронный документооборот так же имеет, пожалуй, единственный и главный недостаток, который заключается лишь в том, что конфиденциальной информацией могут завладеть третьи лица, в планы которых входит исключительно обогащение, за счет полученных данных. Исходя из этого, следует уделять особое внимание системе безопасности при хранении и передачи важной документации.
Рассмотрев электронный документооборот, преимущества и недостатки все еще новой для нас системы передачи данных, в заключение хочется добавить, что перспективы электронного документооборота в России далеко не безнадежны. Мы шагнули в новый век, с новыми технологиями, процесс обработки информации в котором имеет, пожалуй, наиболее главное значение.