Вопрос необходимости внедрения электронные системы управления документооборотом (общепринятое название «система управления документами», или сокращенно СУД, или на английском языке - «Document management system», DMS).
Что же это такое? Модное сочетание слов, о котором все говорят и все хотят внедрить. Но никто не знает, как это работает, необходимы ли вообще эти новые технологии на вашем предприятии? Как его внедрить? Сколько стоит? Какую программу купить? Кто будет внедрять?..
Давайте вместе разберемся, что такое электронные системы управления документооборотом. И попробуем ответить на эти вопросы.
Специфика моей деятельности позволила исследовать работу сотрудников в нескольких десятках фирм. И что же я там увидел? В большинстве фирм сотрудники держат документы на локальных компьютерах. К чему это приводит? Каждый сотрудник собирает необходимый набор документов, потом создает свои документы и все хранит у себя на компьютере. Сотрудник (менеджер) никак не заинтересован в том, чтобы делиться информацией с другими сотрудниками (менеджерами). Даже наоборот. Чем больше информации он спрячет от других сотрудников, тем больше его будут ценить. Естественно, когда сотрудник увольняется, то происходит крах рабочего места, крах направления! При увольнении всю информацию сотрудник или уничтожает или что еще хуже забирает с собой создавать свой бизнес или передает информацию в ту новую фирму, на которую он будет работать в дальнейшем. Документы исчезли, и фирма осталась без них! Новый сотрудник начинает работу с того, что опять собирает информацию в собственную папку с документами.
В некоторых фирмах был ужас еще ужаснее! Каламбур отражает действительное положение вещей! В этих фирмах уже есть системный администратор или продвинутый пользователь, который умеет делать общие папки. В результате в этих общих папках хранится все, или почти все, и доступно всем как на скачивание, и что еще хуже, на удаление. В результате в этих папках собирается куча мусора вперемешку с важными файлами. Ужас!
В некоторых фирмах вопрос хранения документов решается уже более цивилизовано. У каждого сотрудника своя собственная папка на сервере, где он хранит свои документы. Эту папка автоматически архивируется, что позволяет избежать потери документов. Так же существуют общие папки отделов с полным или частичным доступом к документам. Конечно, существует и общая папка для всех с полным доступом, которая периодически просто удаляется и пользователи, зная об этом, не помещают туда ценные документы. Такая система документооборота вполне жизнеспособна, но требует большого ручного труда управления доступами, что является все-таки большим недостатком.
Всем этим фирмам было предложено внедрение электронной системы управления документооборотом. В тех фирмах, в которых удалось заинтересовать руководство, совместными усилиями была успешно внедрена электронная система управления. В некоторых фирмах решили купить коробочную версию электронной системы управления документооборотом (выбор электронные системы управления документооборотом не является вопросом данной статьи и будет рассмотрен в отдельной статье как один из важных вопросов). Только в единичных фирмах удалось внедрить электронную систему управления документооборотом своими силами. В конечном итоге некоторые из этих фирм обратились к нам за помощью, и мы вместе внедрили систему документооборота. Надо отдать должное, в таких фирмах внедрение происходило намного легче для нас, но было потеряно драгоценное время, что является немаловажным фактором (внедрение электронных систем управления документооборотом не является вопросом данной статьи и будет рассмотрен в отдельной статье как один из важных вопросов).
Решением этих вопросов является внедрение системы электронного документооборота на предприятии. Это позволит:
- Cтрого разграничить доступ к документам. При этом упростить управлением доступами.
- Архивировать документы в системе электронного документооборота. Что бы была возможность всегда восстановить удаленные документы.
- Организовать поиск документов в электронном архиве документов.