Пожалуй, любой организации, рано или поздно, может понадобиться хранилище документов, которое позволяло бы упростить и ускорить документооборот. Решением такой задачи будет создание электронного архива документов. Что представляет собой это решение – электронный архив? Какие плюсы оно дает, на сколько оправданным, с точки зрения финансовых и временных затрат будет его создание? Давайте разберемся более подробно.
Как было описано выше, электронным архивом является централизованное хранилище документов разного типа. Оно способно содержать в себе такие документы как: чертежи, фотографии, приказы, бухгалтерские документы, договора и так далее. Таким образом, система электронного архива оптимизирует полезное пространство офисов организации. Представьте себе большую компанию, которая создает сотни документов ежедневно. Если хранить их в бумажном виде, то размер помещения под такой архив будет достаточно внушительным. А организация электронного архива документов сокращает это помещение до размеров небольшой комнаты, в которой находится сервер.
Помимо оптимизации полезного пространства, программа электронный архив значительно ускоряет доступ ко всем документам. Не нужно тратить время на блуждания между шкафами с документами, можно просто запустить эту систему и найти нужный документ. Согласитесь, экономится огромное количество времени.
Электронный архив документов полезен, так же, с точки зрения безопасности хранения данных. Так как позволяет четко разграничить права доступа к различного рода документам. Так же поддерживается система фиксирования изменений, в любой момент времени можно увидеть, кто и когда изменял договор или правил чертежи. Система электронного архива снабжается шифрованием, что еще больше усиливает сохранность документов и предотвращает утечку информации.
Вариаций поставки электронных архивов документов множество и каждая из них способна решить проблему документооборота любой организации, от маленькой компании до крупного холдинга. Все виды электронных архивов обязательно размещаются на сервере, иначе, сама суть электронного документооборота теряет смысл. Разделение на виды условное, и при развитии организации, в системе может содержаться несколько видов архивов. Использование которых будет видоизменяться параллельно с изменениями документооборота организации. Таким образом, электронное хранилище документов является основой современного документооборота.