Многим знакома ситуация, когда необходимо составить и подписать договор, отличный от типичного договора. Ошибка в договоре способна привести не только в арбитражный суд, но и стать причиной уголовного дела. Поэтому договор должен быть «правильным». Задача кажется на первый взгляд тривиальной. Но кто решал эту задачу, наверняка сталкивался со всеми сложностями, которые возникают при составлении нетипичного договора. Для окончательного подписания договора необходимо подтверждение правильности содержания договора многими инстанциями. Визирующими инстанциями являются юрист, финансовый директор, главный бухгалтер, руководитель заинтересованного подразделения.
Это разумно, потому что правильный договор позволит избежать ошибок и недоразумений, избежать судебных споров. А также позволит экономить людские ресурсы на предприятии.
Как же происходит документооборот на тех фирмах, где была возможность исследовать этот процесс? Чаще всего используется электронная почта. А дальше бесконечные исправления и поправки. Так как этот процесс обычно затягивается, многие сотрудники теряют нить договора, допускают новые ошибки и т.д. Теряется немало времени и сил многих сотрудников. Иногда бывает еще хуже. Договор распечатывается на бумаге, потом просматривается многими инстанциями и возвращается исполнителю с разноцветными пометками и со многими поправками. Исполнитель исправляет, и договор отправляется по второму кругу, для новых поправок и исправлений. До тех пор, пока все не будут удовлетворены, и договор будет подписан. Вам знаком такой бизнес-процесс?
Так как же вам поможет электронный документооборот? В системе документооборота можно прописать бизнес процессы, что является элементом делопроизводства. При создании договора запускается бизнес процесс. Он формализует и упорядочивает работу, ограничиваетсявремя на исполнение и накладываются обязанности на службы. Они обязаны исправить и дополнить документ в обозначенный срок. Все исправления сохраняются и архивируются. Можно поднять или вернуть историю создания документа. В будущем можно выяснить, кто допустил ошибку и выяснить компетентность исполнителей, если таковая необходимость возникнет. Ситуация с созданием договора - это частный случай. На самом деле не имеет значения, какой документ в работе. Это могут быть разнообразные документы – письма, договоры, должностные инструкции, бухгалтерские и налоговые документы. От того, насколько четко организован процесс их прохождения, зависит эффективность управления предприятием в целом. Главное - это формализация процесса, т.е. создание бизнес процесса и использование его в документообороте.