В структуру систем электронного документооборота, обычно, входят следующие модули, а именно:

- модуль согласования электронных документов;
- начальная регистрация всех входящих документов и тщательный контроль исполнения;
- подробный журнал регистрации исходящих документов;
- электронный архив документов;
- корпоративный форум;
- различные справочники организации;
- модуль администрирования всей системы.

Наша статья направлена на помощь в подготовке читателя, к принятию осознанного решения при выборе системы электронного документооборота на своем предприятии. Мы не претендуем на руководство и обзор особенностей всех СЭД рынка. Сравнительный анализ СЭД позволит определиться с критериями выбора для решения четко поставленных задач, а так же произвести подбор решений прибегнув к системному подходу.

Здесь вы сможете ознакомиться с проведенным сравнением основных систем электронного документооборота и увидеть сводные таблицы. При сравнении мы использовали следующие ключевые характеристики:

При использовании системы электронного документооборота на одном из важнейших мест стоит защита информации. Для достижения этой цели используется целый комплекс программно-технических и организационных мер.

Программно-технические меры защиты информации состоят в использовании сертифицированных средств криптографической защиты данных и регулирования организации процессов электронных архивов, то есть в автоматизации выполнения принципов электронного документооборота, что позволяет дать гарантию не только конфиденциальности переписки всех сторон системы, но и в разрешение всевозможных конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть.

Современный рынок программ электронного документооборота с каждым днем становится все более насыщенным. Большое количество предложений от поставщиков может поставить в тупик любую организацию даже со стажем. Кажется, что любая из систем может решить все существующие проблемы. Но не всякая система документооборота, может решить специфические и индивидуальные задачи организации. При этом не всякая программа или система документооборота (СЭД) может похвастаться таким динамичным развитием и удовлетворением всех требований потребителей, которые с каждым днем возрастают. Вот именно поэтому необходимо понимать и иметь в виду, в каком состоянии, сегодня находится рынок программ электронного документооборота и что ждет ее в ближайшем будущем.

Традиционное понятие документа, как информационного объекта, который содержит зафиксированные на нем данные, предполагает ряд операций с документом, как с носителем информации, то есть размещение, учет, передача, хранение. Но с появлением электронного документа на первое место выходит не объектно-материальный, а его информационный характер. Акцент переходит с носителя этой информации на саму информацию и при этом вся система документооборота оцениваются в первую очередь с точки зрения информационной безопасности и информационной целостности электронных архивов.